湯梨浜町議会 2022-06-13 令和 4年第 5回定例会（第 4日 6月13日）
あと、これは行政文書で多いのかなと思うんですけど、主語が不明確で、これ準備を誰がするのかが分かんない。
あと、これは行政文書で多いのかなと思うんですけど、主語が不明確で、これ準備を誰がするのかが分かんない。
○市長（石田耕太郎君） 自治公への市民協働活動支援金の趣旨、内容についての御質問でありますけれども、この市民協働活動支援金の意図としては、自治公民館は市と協働して地域づくりの取組を行っていただいており、市報ですとか行政文書の配布、地元調整等に当たっていただく支援金をお支払いしているものであります。
大半の行政文書はこれに当たることになります。それ以外の公開して差し支えない文書等は機密性１に分類をすることにしております。 それから、アクセスルールでありますが、住民基本台帳や税などを管理する業務システム内においては、担当ごとに必要な参照範囲が設定されており、業務上関係のない情報にはアクセスできないことになっております。
自治公民館加入促進手数料としたのは、未加入世帯への市報などの行政文書の配布と併せて自治公民館への加入促進についても取り組んでいただきたいということで、自治公民館加入促進手数料といたしたところでございます。 もし答弁漏れがあったらまた御指摘ください。 ○１１番（藤井隆弘君） 経過は理解いたしました。
また、重要な災害に関する行政文書等は歴史的価値を有すると認められることから、歴史公文書等の収集及び保存に関する規程により整理・分類して適正に保存することとしております。 以上でございます。
そして、私はそういう方々の声を市政に届けるため、各種法令や社会通念との整合性、倉吉市補助金ガイドライン、予算執行方針、また、起案書、決裁、承認、財政課との協議、市長との決裁における行政文書の作成及び管理に関することなど、あらゆる事項を調査し、さらには会議録も全て読み返して、今回の議会での議論に備えてきました。
米子市役所以外の行政職の人とか、司法に携わる人とか、行政文書のやり取りをする人に、この第２不燃物最終処分場の開発協定、変更開発事業実施計画書とその添付書類、同意書、そして、３期計画については、西部広域では、正式に計画はされていない、こういうことも伝えて、３期計画は事業者と淀江町との間で合意はあったのかどうか、どう思うのかと聞いてみたんですね。
◯浅井俊彦総務部長 本市では、文書取扱規程によりまして、職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録を行政文書として定義しております。これら行政文書は文書管理システムに文書名や保管場所等を登録し、各部署で整理・保管することとしております。
行政文書でありますし、政策の決定過程が、どのようにして行われたかを知るには情報公開、そして説明責任という部分では重要な文書であるということでございますので、これらの会議録の公開に当たりまして、どの程度の期間で公開を目指しておられるのかをお聞きしたいと思います。 ○教育長（小椋博幸君） 続いて、会議録の公開についての御指摘でございます。
もう一点は、案内状という問題が、名簿の破棄とのかかわりがありますけども、案内状というものは、国の情報制度を完成されられた委員長みずからがＮＨＫのテレビに出ておられましたけども、情報公開法を制定された委員長の見解ですけども、案内状そのものは行政文書だと。単なる会議の案内をするだけのような通知のものとは意味が違うと。
国では、２０２６年の国立公文書館の開館までに、財務省の文書改ざん、防衛省の日報隠蔽問題を受け、行政文書を紙媒体から電子媒体を原本とする管理とすることが進められています。市民交流センター開館まで３年余りございますので、公文書のデジタル化を進めてみてはどうかというふうに思いますが、市長のお考えを伺います。 ○議長（柊 康弘君） 答弁を求めます。 築谷総務部長。
支所長の決裁権限の具体的業務についてでありますが、迅速な判断と対応が求められる災害対策非常配備体制の決定、避難勧告等の発令、行政文書の開示請求に関する決定など、命令、認可、許可、取り消しなどの行政処分の決定、また、職員の課の所属の決定など、非常に権限は支所長に付与されておるところでありまして、予算執行面でも2,000万円未満の施設保守・管理委託・修繕料、土地の購入費では１件の予定価格が1,000万円未満
この公文書管理法の対象は、国の府省庁の行政文書、それから独立行政法人などの法人文書、国立公文書館等で保存、公開される特定歴史公文書等の３種類ということになってますけれど、地方自治体については次のような規定がこの法律の中にあります。
昨今、連日のようにメディアをにぎやかせています財務省における行政文書の改ざんや破棄の問題につきまして、市長の所感をお聞かせください。また、倉吉市においてはそのようなことはないと言い切れますでしょうか。まずはお願いいたします。 ○市長（石田耕太郎君）（登壇） おはようございます。 大津昌克議員の御質問にお答えいたします。
それから、もう一つは、起案して行政文書だけじゃなくて、財務会計の処理もそういうみんなこれも公文書になるんです。そうなってきますと、通告ではいたしておりませんでしたけども、特に監査のほうで今、内部統制を充実させていこうという動きがございます。
行政文書にあふれる外来語に対して、県民、市民に理解されるものでなければならないとの前提でもちろんありますが、現在、特に英語教育の推進もあって、さまざまな文章の中に英単語を初めとする外来語が多用されています。また、語によっては数語の頭を並べるものもあり、すぐには理解できないことも多々あるところです。
行政文書ですからね、これは。それをどういうふうに整備するかということは、私は大事だと思ってますので、これは要望しておきます。 次、時間がありませんから、駅前開発の問題に入りますけども、新聞報道で見ると、米子駅前開発の会社が解散になって、そしてこの会社清算事務が進んでおるということなんですが、いわゆる米子駅前開発に米子市が当時設立したときに２億9,０００万円の出資金、これを出していますよね。
よって、業としてそれらの行為を行わない、例えば組合などでその構成員が行政文書を作成する際の援助等については、住民の利便性を高める行為であり、法の規制の対象にならないことは参考人の証言でも明らかとなりました。
○１４番（池本 強君） 私が求めた行政文書の開示で委員会が決まった７月の委員会の会議録が開示されてないので、隠されてるんですかということを聞いとるわけです。 ○議 長（谷本正敏君） 薮田教育長。 ○教育長（薮田邦彦君） それは開示請求をされまして、私どもが返した文書の中になかったということでありましょうか。 ○議 長（谷本正敏君） 池本議員。 ○１４番（池本 強君） そうです。
平成21年に施行された公文書管理法では、公文書等として行政文書、法人文書、特定歴史公文書等を定義しております。近年に制定されたこの法律の背景には、当時問題となった消えた年金記録問題や、海上自衛隊の航海日誌の廃棄問題がありました。この法律には、国の行政機関における文書の作成と保存のあり方、国立文書館への移管、利用までの管理が規定されています。